Service QSL

Le service QSL de l'UBA

Le service QSL de l'UBA s'occupe des cartes QSL de ses membres, ce qui inclut les cartes QSL sortantes ainsi que celles destinées aux membres, en provenance de l'étranger et du pays. Il fournit également un service QSL limité pour les non-membres prêts à payer les coûts impliqués, comme le prévoient les directives de l'IARU en la matière.

Qui a droit au service QSL ?

Tous les membres de l'UBA ont droit à un service QSL gratuit. Le coût du service QSL est payé par une partie de la cotisation des membres.
Les membres doivent être affiliés à une section pour envoyer et/ou recevoir leurs cartes QSL. Ils ne peuvent obtenir les cartes QSL que par le biais de la section à laquelle ils sont affiliés.

Comment fonctionne le service QSL ?

Remettez régulièrement vos cartes QSL au responsable QSL de votre section UBA.
Les sections peuvent envoyer leurs cartes QSL une fois par mois pour tous les pays (nationaux et étrangers) au responsable QSL de l'UBA.
Le bureau QSL ne peut envoyer des cartes QSL qu'aux pays où il existe un bureau QSL IARU.
Une fois par mois, les cartes QSL sont transportées aux Pays-Bas. Là, elles sont triées par une organisation professionnelle Scalabor (qui emploie des personnes handicapées) et envoyées le même mois, avec les cartes QSL du VERON et du VRZA, aux quelque 170 bureaux QSL de l'IARU.
Des cartes QSL triées en provenance du pays et de l'étranger sont envoyées aux sections UBA 11 fois par an.

Les cartes QSL des sections pour lesquelles il y a moins de 10 cartes QSL (30 gr) seront fusionnées avec celles du mois suivant. Cela signifie que presque toutes les sections recevront leurs cartes QSL chaque mois (11 fois par an).

Membres ayant plusieurs indicatifs

Un fichier de membres UBA à jour est envoyé chaque mois au centre de tri des Pays-Bas. Il s'agit du fichier de membres utilisé avec le programme de tri. Toute personne ne figurant pas dans ce fichier ne peut donc pas recevoir de cartes QSL.

Important à savoir :

Assurez-vous que la personne responsable du fichier des membres dispose des données correctes, c'est-à-dire éventuellement des différents indicatifs pour lesquels vous souhaitez recevoir des cartes QSL (indicatifs de vacances, indicatifs de DXpedition, etc...). En effet, dans le fichier des membres, chacun est répertorié avec son indicatif actif (ou numéro ONL), avec son (ancien) numéro ONL et avec les éventuels autres indicatifs qu'il possède ou a possédés. Ainsi, le même membre peut être répertorié comme ONL, comme ON2, comme ON1, comme ON4 et, par exemple, également avec les indicatifs étrangers qu'il était autorisé à avoir (par exemple, des pays non-CEPT) ou encore l'indicatif qu'il avait en vacances dans un pays non-CEPT ou lors d'une expédition et où on lui a attribué un indicatif complètement différent. Lors de la déclaration d'indicatifs d'appel provenant d'un pays étranger, il convient de joindre la preuve que cet indicatif d'appel a bien été donné en votre nom (ou celui d'un autre membre de l'UBA).
Informer immédiatement l'administration des membres en cas de changement d'indicatif d'appel. Cela évite de devoir renvoyer les cartes QSL destinées aux membres.

QSL managers pour les non-membres de l'UBA

Le service QSL est financé par les cotisations des membres. Si un membre de l'UBA veut être responsable QSL d'une station non membre de l'UBA, il peut recevoir et envoyer des cartes QSL pour cette station à la seule condition qu'il fasse de cette station un membre de l'UBA.

Quelques exemples de "QSL VIA" :

"F/ON4zzz" : chaque membre a le droit de recevoir des cartes QSL pour ses QSO à l'étranger. Ainsi ON4zzz recevra des cartes QSL pour F/ON4zzz, ON4zzz/W1 etc..... Il ne doit pas y avoir de mention "F/ON4zzz via ON4zzz" sur ces cartes QSL.
"WA0zzz" : par exemple, si un membre de l'UBA a également un indicatif aux U.S.A., pour recevoir des cartes QSL pour cet indicatif, il doit déclarer cet indicatif à l'administration des membres et joindre une copie de la licence). Si ON4zzz a également l'indicatif WA0zzz et qu'il ne déclare pas ce dernier à l'administration des membres, il ne recevra pas de cartes QSL pour cet indicatif, quelle que soit l'adresse (par exemple WA0zzz via l'agence ON, WA0zzz via ON4zzz). Toutefois, il est demandé à la personne de fournir la preuve que ON4zzz et WA0ZZ sont la même personne.
"ON4yyy via ON4xxx" : Les cartes QSL adressées à un radioamateur belge via un autre radioamateur belge, (ex : ON4yyy via ON4xxx) ne peuvent être délivrées que dans la mesure où les deux sont membres de l'UBA.
"5X1T via ON5NT" : Les cartes QSL adressées à une station ayant un indicatif non belge ne peuvent être délivrées que si cet indicatif a été transmis à l'administration des membres. Il n'est pas nécessaire de joindre un "via ON5NT". Exemple : Les cartes QSL pour 5X1T sont livrées à la section ALT parce que l'indicatif 5X1T est inclus dans le fichier des membres. Il s'agit de l'indicatif d'un membre de l'UBA. Dans tous les cas, le détenteur de l'indicatif étranger devra être membre de l'UBA pour recevoir des QSL via le bureau de l'UBA.
"UA2zzz via ON4www" : pour que ON4www puisse recevoir les cartes QSL de UA2zzz, soit UA2zzz doit être membre de l'UBA, ce qui met automatiquement l'indicatif dans le fichier utilisé pour le tri, soit ON4www doit fournir la preuve au QSL manager de l'UBA que UA2zzz et ON4www sont la même personne.

Cartes QSL de l'étranger

Le bureau UBA QSL est connu à l'étranger sous l'adresse suivante :

UBA QSL-bureau
P.O. Box 2
Kerkstraat 16
B-8740 Pittem
Belgium

Ne mentionnez pas cette adresse du bureau QSL de l'UBA sur votre carte QSL. Les bureaux QSL de l'IARU ne savent que trop bien quelle est l'adresse du bureau QSL belge, et cette adresse pourrait bien changer !

Le tri des cartes QSL

Toute personne remettant ses cartes QSL au responsable QSL de sa section UBA devrait les avoir triées au préalable. Pour trier les cartes QSL, l'UBA fournit un programme appelé Qbus (écrit par Rik ON7YD).

Les cartes QSL doivent être regroupées par bureau QSL IARU (ce qui correspond généralement à "par pays").

Les paquets de cartes QSL d'un même pays sont maintenus ensemble de préférence par un élastique (au moins s'il y a plus d'une carte QSL). Les paquets de cartes QSL pour le même bureau (même s'il s'agit d'un paquet avec seulement 1 carte QSL) doivent ensuite être placés dans l'ordre alphabétique. Les cartes QSL pour le même bureau ne doivent pas être triées. Évidemment, si vous avez, par exemple, 500 cartes QSL pour le même bureau, vous pouvez les emballer séparément dans une boîte.

Il y a deux cas particuliers : les cartes QSL pour les U.S.A. (K, W, N, A) et pour l'Australie (VK) doivent être triées par zone d'appel (0 à 9), c'est-à-dire les VK1 dans un paquet, les VK2 dans un deuxième paquet etc..., et pour les U.S.A. tous les W0, K0, N0 et Ax0 ensemble, etc...

Une autre distinction est faite pour les cartes QSL américaines provenant (uniquement) du 4^e district d'appel :

Un premier paquet de toutes les cartes QSL pour K4, W4 et N4.
Un deuxième paquet avec toutes les autres cartes QSL pour le 4^e district d'appel (par exemple AA4, KC4, WD4, NK4, etc...).

Tous les paquets de cartes QSL pour le même bureau doivent ensuite être placés dans l'ordre alphabétique avec un gros élastique autour pour que tout reste bien ensemble. Les grandes quantités de cartes QSL sont de préférence emballées dans une boîte en carton.

Si vous avez une très grande quantité de cartes QSL (des milliers, provenant de concours ou de DXpeditions), vous pouvez contacter le responsable QSL de l'UBA pour éventuellement prendre des dispositions spécifiques.

En triant correctement vos cartes QSL, vous épargnerez beaucoup de travail au responsable QSL de votre section !

Comment composer et remplir les cartes QSL ?

Ne mentionnez pas l'adresse du bureau QSL de l'UBA sur votre carte QSL. Les bureaux QSL de l'IARU ne savent que trop bien quelle est l'adresse du bureau QSL belge.

Faites en sorte que la carte QSL soit claire. Sur certaines cartes QSL, vous pouvez lire l'indicatif d'appel et les dates du QSO à plusieurs mètres de distance. Sur d'autres, ces détails sont difficiles à trouver et à déchiffrer, même avec une loupe. Le plus important est que l'indicatif d'appel du destinataire et/ou éventuellement le responsable QSL soient bien visibles sur la carte QSL.

Pour une carte ONL, il est très important que l'indicatif de la station à laquelle la carte QSL est adressée ressorte clairement. Ces cartes QSL contiennent généralement deux indicatifs, à savoir celui de la station à laquelle la carte QSL est adressée, ainsi que celui de la station à laquelle vous l'avez entendue en liaison. Faites la mise en page de la carte QSL de manière à ce que le trieur ne puisse pas faire d'erreur ici et ainsi envoyer la carte QSL à la bonne station. Il est totalement hors de question de placer les deux indicatifs juste à côté ou en dessous l'un de l'autre ! S'il y a deux indicatifs, indiquez clairement à qui la carte QSL doit être envoyée !

Qu'en est-il des cartes QSL là où il n'y a pas de bureau IARU ?

Un bon DXer a toujours à portée de main la liste des pays où il n'y a pas de bureau QSL IARU. Si vous faites un QSO avec une station d'un tel pays, demandez toujours "QSL via ?". La station DX aura très probablement un responsable QSL, sinon elle vous donnera son adresse QSL directe (souvent une boîte postale). Dans ce dernier cas, vous devrez envoyer la carte QSL directement.

S'il y a un responsable QSL, cela doit être clairement indiqué sur la carte QSL afin qu'elle ne devienne pas un chercheur pour le service QSL : par exemple J8LP via K3LP. Dans ce cas, c'est J8LP qui souhaite que ses cartes QSL soient envoyées à K3LP. N'écrivez PAS J8LP c/o K3LP et encore moins K3LP via J8LP (ce qui arrive aussi parfois !). Utilisez toujours la terminologie "VIA" pour indiquer où la carte QSL doit être envoyée.

Forme, dimensions et poids des cartes QSL

Pour faciliter le tri, il existe un format standard IARU que nous vous demandons de respecter : 90 x 140 mm (papier de 190 à 250 gr/m²).

Cartes QSL pour les non-membres de l'UBA

Ces dernières années, l'UBA a mis en place un système permettant l'envoi de cartes QSL provenant de non-membres de l'UBA. Pour cela, toutes les cartes QSL des non-membres devaient être triées deux fois : une première fois au bureau QSL des Pays-Bas (Scalabor), où elles se retrouvaient toutes ensemble dans une boîte séparée "inconnue", et une seconde fois par le service QSL de l'UBA (par indicatif). Au final, seuls 10% de ces cartes QSL ont été demandées. Par conséquent, les coûts liés au tri des cartes QSL des non-membres sont beaucoup plus élevés que ceux liés au tri des cartes QSL de nos membres. Une situation que nous ne pouvons plus justifier.

Pour continuer à offrir des cartes QSL aux non-membres à l'avenir, un nouveau système a été créé.

Principe :

Une fois par an, l'UBA propose aux radioamateurs belges qui ne sont pas membres de notre association depuis au moins 3 ans de conclure un contrat leur permettant d'obtenir pour eux les cartes QSL reçues par le système de bureau QSL de l'IARU.
Ce contrat court du 1er juillet au 30 juin de l'année suivante. C'est ce que nous appelons la période contractuelle.
Au départ, l'individu doit payer un coût fixe en compensation des efforts fournis en termes d'administration, d'organisation, etc... sont effectués. Ce coût fixe annuel est de 20 euros.
À la fin de la période contractuelle, le particulier paie les coûts variables, c'est-à-dire les coûts liés au tri, à la manipulation et à l'envoi des cartes QSL. Ce coût est de 20 centimes d'euro par carte QSL.
Les cartes QSL seront envoyées à la personne une fois par an si les conditions ci-dessus sont remplies.
À la fin de la période contractuelle, la personne concernée peut également obtenir les cartes QSL moyennant le paiement de l'adhésion - 20 euros (déjà payés en tant que coût fixe) pour la période contractuelle en question (par exemple du 1er juillet 2008 au 30 juin 2009), et moyennant le paiement de l'adhésion complète pour la période suivante (par exemple du 1er juillet 2009 au 30 juin 2010) . La personne concernée recevra CQ-QSO pour la première période (période contractuelle) dans la mesure où des exemplaires sont encore disponibles.
Si la personne ne paie pas les coûts variables, l'UBA se réserve le droit de conserver le montant déjà payé pour couvrir une partie des dépenses déjà engagées.
Pour clarifier, les montants à payer ne concernent que le remboursement des frais déjà payés par l'UBA.

Procédure :

Le paiement du droit fixe, qui fait également office de contrat pour le service décrit ci-dessus, est dû entre le 1er et le 31 mai. Le montant à payer est de 20 euros. Lors du paiement, la personne concernée doit fournir les informations suivantes : nom, indicatif d'appel et adresse complète à laquelle les cartes QSL doivent être envoyées.
Les paiements reçus après le 31 mai seront suivis et utilisés pour la période d'un an à compter du 1er juillet de l'année suivante.
La preuve de paiement au numéro de compte de l'UBA BE03 0013 0740 3584, avec la mention : QSL service non-membre de l'UBA, nom + adresse, fait office de contrat. L'UBA n'envoie pas de confirmation.
Après l'expiration de la période contractuelle d'un an, l'UBA informera par écrit le particulier du nombre de cartes QSL dont il dispose et l'invitera à payer le coût variable à l'UBA.
Ce montant doit être payé dans un délai de quatre semaines.
Si les frais variables ne sont pas payés dans les 4 semaines, les cartes QSL seront retournées à l'expéditeur.

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